Marketing & Gestão: Introdução aos OKR

Surgido do meio pro final dos anos 70, dentro dos laboratórios da Intel, pela necessidade de melhora da gestão, o sistema de OKR tem sido amplamente utilizado e defendido pelas maiores empresas do mundo.

Do Google à Fundação Gates, passando por pizzarias e ongs, incluindo a do Bono Vox, esse revolucionário sistema de gerenciamento de objetivos mudou a forma como as empresas e suas respectivas áreas de negócio trabalham.

Após a leitura atenta do livro que trata do assunto, estudos sobre marketing e e-commerce, decidi escrever este artigo para mostrar como podemos adaptar essa ferramenta e extrair dela o necessário para orientar qualquer loja em direção aos seus objetivos.

Então, sabendo deste motivador, vamos para a publicação.

FUNDAMENTOS DO OKR

OKR é um método de gerenciamento voltado para objetivos chaves que pode ser aplicado tanto para empresas, equipes e pessoas (indivíduos).

Sua estrutura é bem simples e lembra um pouco uma estrutura hierárquica, como essa:

Esta poderia ser uma forma de organização de uma unidade de negócio, por exemplo. Eles se baseiam em uma relação entre “O que?” – Objetivo e “Como” –  Resultados-Chave.

O objetivo é o “O” Objective e os resultados-chaves são os “KR ‘s” Key-Results.

Do Google à Fundação Gates, passando por pizzarias e ongs, incluindo a do Bono Vox, esse revolucionário sistema de gerenciamento de objetivos mudou a forma como as empresas e suas respectivas áreas de negócio trabalham.

Se quiser implementar bons OKRs em sua organização, o segredo está nos resultados-chave, pois são eles que ditarão o como. Então, construa com base nesses três conceitos:

1. Específicos
2. Mensuráveis
3. Verificáveis

A única restrição ao seu uso é em relação ao ambiente. Se o ambiente ao qual ele será inserido não for, ou não estiver se transformando em um ambiente de performance e resultados, haverá uma grande chance de falhar na implementação.

CONSTRUÇÃO DOS OKR

Entendemos os fundamentos do que é esse sistema de gestão e sabendo que se baseia em objetivos e resultados-chave, podemos partir para sua construção.

O primeiro passo é o estabelecimento de objetivos de alto nível pela gerência (donos do negócio), pois são eles que irão determinar a direção. Quando há um ponto central e único, ao qual todos devem focar, a direção vetorial da empresa é única e irá sempre de encontro ao ponto principal.

É importante destacar que a alta administração, caso seja ela quem defina os objetivos empresariais do ano, não pode determinar os objetivos das áreas de negócio que compõem a organização. Todo o sistema deve respeitar a hierarquia bottom-up, ou seja, de baixo para cima.

Aqui, algumas dicas do Google para que gestores e funcionários desempenhem os objetivos em harmonia.

Entendendo como o ambiente deve ser organizado e o apoio necessário dos envolvidos, vamos criar um OKR  com o seguinte cenário:

“Um e-commerce determinou seus objetivos de alto nível e cada unidade de negócio criou seus resultados chave com base neles. Por ser uma estrutura enxuta, não há necessidade de cada um ter seus próprios objetivos.”

IMPORTANTE: na imagem acima coloquei 2 objetivos em uma única estrutura. A utilização desse método foi apenas para fins explicativos. Em uma situação prática, o ideal é que cada OKR tenha uma relação unitária do tipo: 1 objetivo e seus resultados. Não crie desta forma, como está na imagem.

Como podemos observar, a criação foi bem simples e direta, muito pelo fato de ser adaptado para uma estrutura menor, que não necessita de uma gestão complexa e repleta de ferramentas.

Abaixo, algumas dicas úteis que podem ajudar a estabelecer bons OKRs para o seu e-commerce:

1. Menos é mais → poucos objetivos, mas extremamente bem escolhidos com, no máximo, cinco resultados-chave.
2. Metas de baixo para cima → caso haja uma equipe, eles devem ser incentivados a criar suas metas. É aconselhado que criem metade do que foi criado pelo gestor.
3. Sem imposições → o que importa é a cooperação
4. Flexibilidade → caso o objetivo não faça sentido ou os resultados-chave devam ser mudados, faça. Não se prenda.
5. Ouse falhar → estabeleça metas desafiadoras que motivem a equipe a aumentar seu desempenho e levar a empresa para outro patamar.
6. Não é uma arma → ele é um relógio para marcar o tempo dos objetivos e resultados.

Caso o tamanho do seu e-commerce exija uma estrutura mais complexa, aconselho que cada unidade de negócio, como Marketing e Vendas, por exemplo, tenha seus objetivos traçados, também.

Lembrando que nesse cenário em específico, eles devem convergir para os objetivos da gerência da empresa, passando a ser um “Como” para eles.

CLASSIFICAÇÃO DOS OKRs E AS PRIORIDADES

Agora que já vimos como criar os primeiros objetivos e resultados-chave e entendemos como eles funcionam para qualquer negócio, vamos avançar para a etapa de classificação e priorização dos OKRs.

O primeiro passo é o estabelecimento de objetivos de alto nível pela gerência (donos do negócio), pois são eles que irão determinar a direção. Quando há um ponto central e único, ao qual todos devem focar, a direção vetorial da empresa é única e irá sempre de encontro ao ponto principal.

Toda empresa possui prioridades para resolver e um e-commerce não fica fora desta necessidade, principalmente quando está no início. Nesta etapa, é fundamental que as principais metas estejam alinhadas e estabelecidas, do contrário, haverá grandes problemas.

Para evitar essa mesma situação com seus OKRs, existe uma forma de classificá-los para que toda a equipe saiba quais exigirão mais esforços e dedicação para sua conclusão.

Sua equipe pode classificar de dois modos: COMPROMISSADOS E AMBICIOSOS, onde cada um exige um certo nível de comprometimento.

Começando pelos Ambiciosos, eles são os mais difíceis de concluir e por padrão de análise, possuem uma taxa de sucesso em torno de 40%. São muito utilizados para projetar a organização para o futuro; uma forma de preparar o terreno.

Diferente dos Compromissados, que devem ser concluídos em sua totalidade, durante o ciclo de execução, e exigem menos recursos ou esforços; ainda que sejam de grande importância. 

Caso não seja possível concluir um OKR compromissado durante seu ciclo, o ideal é que dê continuidade ao seu trabalho no próximo ciclo. O completo descarte do objetivo pode mostrar um gap empresarial grande e exigirá bastante atenção dos envolvidos.

Porém, se por um acaso tal OKR não fizer mais sentido para a organização e após uma decisão criteriosa o descarte tenha sido decidido, registrar em algum documento de “Lições aprendidas” e removê-lo do escopo de trabalho da equipe.

Para o controle dos tipos de OKR estruturados, podemos atribuir notas ao final da sua criação. Para compromissados podemos considerar que eles devem bater a nota 1 (100%), visto que sua conclusão é obrigatória durante seu ciclo. Quando se trata de ambiciosos, podemos considerar uma nota de 0.7 (70%) podendo ter grandes variações. Isso é o melhor cenário, visto que 40% deles falham.

Níveis de qualidade e detalhes nos OKRs.

Para melhor detalhamento  e apuração dos objetivos ao final de seu ciclo, podemos atribuir descrições adicionais como uma forma de justificar o motivo da execução daquele trabalho.

Além desse benefício, nos ajuda a entender se o OKR foi bem elaborado ou não e se não, o que podemos melhorar para não repetir no próximo ciclo trimestral.

Vamos imaginar o seguinte cenário para um e-commerce de moda e acessório:

“A administração da loja estipulou para o ano o faturamento líquido de  R$100.000.00. Trabalhando em conjunto com seus colaboradores, chegaram aos seguintes resultados-chave para alcançar essa meta.”

Perceba que agora nós temos descrições completas para cada resultado-chave que alimentará o objetivo principal. Isso garante maior controle e entendimento do porque estamos trabalhando.

Atribuindo notas

Cada objetivo ou resultado-chave pode ter uma nota de importância. Como dito no início deste tópico, está relacionado a classificação que tal OKR irá receber. Aqui para exemplo, atribui nota para os key-results, mas é possível replicar para os objetivos.

Caso não seja possível concluir um OKR compromissado durante seu ciclo, o ideal é que dê continuidade ao seu trabalho no próximo ciclo. O completo descarte do objetivo pode mostrar um gap empresarial grande e exigirá bastante atenção dos envolvidos.

Minha opinião pessoal é que o peso maior fica nos resultados e não no objetivo, basta apenas categorizá-lo em um que faça sentido e o foco deve ser no “como”, sempre. Por isso atribui notas e classificação para eles.

Agora nós temos uma estrutura completa para trabalhar com esse sistema de gestão.

Podemos perceber que sua criação é bem simples, do ponto de vista processual, mas que requer um grande senso crítico e de prioridades por parte dos envolvidos na criação e no estabelecimento dos OKRs.

CICLO DE ACOMPANHAMENTO DO OKR

Vimos algumas formas de implementar, exemplos e benefícios desta ferramenta de gestão, agora veremos as três fases que existem dentro de um ciclo e como elas auxiliam no controle e na estrutura.

DEFINIÇÃO

Definir seus objetivos e resultados com clareza e alinhados com os objetivos gerenciais.

Caso aconteça uma adoção tardia por parte de uma unidade de negócios ou um membro da equipe em específico, talvez seja necessário a organização designar um membro para inspecioná-los.

ACOMPANHAMENTO

Sem um plano de ação, o executivo se torna prisioneiro dos acontecimentos.

Como a ferramenta de gestão é adaptável, classifique as avaliações em quatro ciclos:

1. Continuar → se está na direção correta e não apresenta uma falha que possa por um projeto a perder.
2. Atualizar → modificar algum resultado chave que não foi bem alinhado ou não está de acordo com o objetivo. Entenda o que está acontecendo, o que pode ser melhorado, o que estamos executando de forma equivocada.
3. Começar → lançar um novo ciclo de OKR intermediário ao que estamos executando ou atualizando
4. Parar → quando o objetivo não agrega ou não faz mais sentido para o negócio.

Se por um motivo o resultado-chave não estiver alinhado aos objetivos ou estiver obsoleto, podemos encerrá-lo sem problemas. Avalie apenas se tal resultado não está interligado com outras áreas e caso esteja, alinhar com os integrantes o por que está desativando.

Os ciclos de acompanhamento variam de acordo com o peso dos objetivos e as necessidades do negócio. O mínimo é mensal podendo ser semestral. O mais indicado é que o período maior seja trimestral.

Para aqueles que possuírem mais práticas com gestão e suas ferramentas, o ciclo PDCA se enquadra muito bem no auxílio da melhora contínua desse sistema de gestão por objetivos.

CLASSIFICAÇÃO

Marcar o que alcançar e avaliar com a equipe e indivíduos o que poderia ter sido feito de diferente.

Têm duas formas de classificar sabendo como será o trimestre e isso dependerá do quão agressivo forem os resultados chaves. A média geral dos objetivos é quem definirá o desempenho.

Se as metas forem extremamente agressivas e a  gerência concordar que não alcançará tudo, não há problema e se alcançar 100%, há algo errado.

AUTOAVALIAÇÃO

Talvez o ponto mais importante no processo de controle do OKR. Aqui o funcionário precisa ser o mais transparente possível e medir se está cobrando demais ou sendo relapso demais. O ideal é que haja um superior para avaliar e dar um feedback em conjunto com a autoavaliação do funcionário.

Um mesmo resultado pode ter uma média 1 ou 0.5, dependendo da forma como o colaborador o alcançou.

REFLEXÃO

Algumas dicas para reflexões a respeito do OKR.

• Os objetivos foram concluídos? O que contribuiu e não contribuiu?
• Quais obstáculos enfrentamos?
• Se pudesse, o que mudaria na meta alcançada?
• Qual aprendizado obtive neste trimestre de OKR e o que é possível levar para os próximos OKRs e trimestres?

Agora, conseguimos fechar o ciclo, tanto de criação quanto de monitoramento das estruturas de OKR elaboradas.

Os ciclos de acompanhamento variam de acordo com o peso dos objetivos e as necessidades do negócio. O mínimo é mensal podendo ser semestral. O mais indicado é que o período maior seja trimestral.

Seguindo a ideia central do artigo e adaptando para a realidade do seu negócio, a chance de colher bons resultados são muito altas, desde que haja um comprometimento  sincero de todos os envolvidos.

O mais difícil é se adaptar ao modelo e não desistir nos primeiros erros de implementação, por exigir um certo grau de experiência. Mas passando essa fase, cada novo ciclo ficará mais fácil que o outro e mais e mais objetivos serão concluídos.

CONCLUSÃO

A ideia do artigo foi explicar e mostrar como utilizar uma ferramenta de gestão eficiente e simples, que pode auxiliar qualquer negócio a trabalhar sob a cultura da performance de forma objetiva.

A ideia dos OKRs é nortear como uma bússola a empresa que o adota para evitar dispersão de esforços e a falta de direção na hora de priorizar as atividades que o time terá de executar.

Outro aspecto de importância é a classificação dos objetivos. Para melhor direcionamento do trabalho, não esqueça das categorias e de atribuir cada um deles em uma.

Mantenha um documento para registrar as lições aprendidas. Esse documento deve estar ao alcance de todos para que a equipe possa consultar e evitar os erros do passado.

Deixe os OKRs visíveis para os membros da equipe e gestores. Com um domínio de armazenamento público, a chance de sucesso, comprometimento e colaboração será muito maior dentro da organização.

Se quiser fazer o download do template na versão beta, clique aqui.

Se você curtiu esse artigo, deixe seu like, comente e compartilhe com seus amigos nas suas redes sociais. Ajude esse blog a crescer.

Se quiser receber com antecedência, se inscreva no meu blog!

Caso queira contratar meus serviços de analista de mídia, entre em contato clicando no ícone abaixo:

Obrigado!