Surgido do meio pro final dos anos 70, dentro dos laboratórios da Intel, pela necessidade de melhora da gestão, o sistema de OKR tem sido amplamente utilizado e defendido pelas maiores empresas do mundo.

Do Google à Fundação Gates, passando por pizzarias e ongs, incluindo a do Bono Vox, esse revolucionário sistema de gerenciamento de objetivos mudou a forma como as empresas e suas respectivas áreas de negócio trabalham.

Após a leitura atenta do livro que trata do assunto, estudos sobre marketing e e-commerce, decidi escrever este artigo para mostrar como podemos adaptar essa ferramenta e extrair dela o necessário para orientar qualquer loja em direção aos seus objetivos.

Então, sabendo deste motivador, vamos para a publicação.

FUNDAMENTOS DO OKR

OKR é um método de gerenciamento voltado para objetivos chaves que pode ser aplicado tanto para empresas, equipes e pessoas (indivíduos).

Sua estrutura é bem simples e lembra um pouco uma estrutura hierárquica, como essa:

Esta poderia ser uma forma de organização de uma unidade de negócio, por exemplo. Eles se baseiam em uma relação entre “O que?” Objetivo e “Como” –  Resultados-Chave.

O objetivo é o “O” Objective e os resultados-chaves são os “KR ‘s” Key-Results.

Do Google à Fundação Gates, passando por pizzarias e ongs, incluindo a do Bono Vox, esse revolucionário sistema de gerenciamento de objetivos mudou a forma como as empresas e suas respectivas áreas de negócio trabalham.

Se quiser implementar bons OKRs em sua organização, o segredo está nos resultados-chave, pois são eles que ditarão o como. Então, construa com base nesses três conceitos:

  1. Específicos
  2. Mensuráveis
  3. Verificáveis

A única restrição ao seu uso é em relação ao ambiente. Se o ambiente ao qual ele será inserido não for, ou não estiver se transformando em um ambiente de performance e resultados, haverá uma grande chance de falhar na implementação.

CONSTRUÇÃO DOS OKR

Entendemos os fundamentos do que é esse sistema de gestão e sabendo que se baseia em objetivos e resultados-chave, podemos partir para sua construção.

O primeiro passo é o estabelecimento de objetivos de alto nível pela gerência (donos do negócio), pois são eles que irão determinar a direção. Quando há um ponto central e único, ao qual todos devem focar, a direção vetorial da empresa é única e irá sempre de encontro ao ponto principal.

É importante destacar que a alta administração, caso seja ela quem defina os objetivos empresariais do ano, não pode determinar os objetivos das áreas de negócio que compõem a organização. Todo o sistema deve respeitar a hierarquia bottom-up, ou seja, de baixo para cima.

Aqui, algumas dicas do Google para que gestores e funcionários desempenhem os objetivos em harmonia.

Dicas do Google para estabelecer um ambiente e bons OKRs

Entendendo como o ambiente deve ser organizado e o apoio necessário dos envolvidos, vamos criar um OKR  com o seguinte cenário:

“Um e-commerce determinou seus objetivos de alto nível e cada unidade de negócio criou seus resultados chave com base neles. Por ser uma estrutura enxuta, não há necessidade de cada um ter seus próprios objetivos.”

Objetivos de alto nível para um e-commerce de pequeno porte.

IMPORTANTE: na imagem acima coloquei 2 objetivos em uma única estrutura. A utilização desse método foi apenas para fins explicativos. Em uma situação prática, o ideal é que cada OKR tenha uma relação unitária do tipo: 1 objetivo e seus resultados. Não crie desta forma, como está na imagem.

Como podemos observar, a criação foi bem simples e direta, muito pelo fato de ser adaptado para uma estrutura menor, que não necessita de uma gestão complexa e repleta de ferramentas.

Abaixo, algumas dicas úteis que podem ajudar a estabelecer bons OKRs para o seu e-commerce:

  1. Menos é mais → poucos objetivos, mas extremamente bem escolhidos com, no máximo, cinco resultados-chave.
  2. Metas de baixo para cima → caso haja uma equipe, eles devem ser incentivados a criar suas metas. É aconselhado que criem metade do que foi criado pelo gestor.
  3. Sem imposições → o que importa é a cooperação
  4. Flexibilidade → caso o objetivo não faça sentido ou os resultados-chave devam ser mudados, faça. Não se prenda.
  5. Ouse falhar → estabeleça metas desafiadoras que motivem a equipe a aumentar seu desempenho e levar a empresa para outro patamar.
  6. Não é uma arma → ele é um relógio para marcar o tempo dos objetivos e resultados.

Caso o tamanho do seu e-commerce exija uma estrutura mais complexa, aconselho que cada unidade de negócio, como Marketing e Vendas, por exemplo, tenha seus objetivos traçados, também.

Lembrando que nesse cenário em específico, eles devem convergir para os objetivos da gerência da empresa, passando a ser um “Como” para eles.

CLASSIFICAÇÃO DOS OKRs E AS PRIORIDADES

Agora que já vimos como criar os primeiros objetivos e resultados-chave e entendemos como eles funcionam para qualquer negócio, vamos avançar para a etapa de classificação e priorização dos OKRs.

O primeiro passo é o estabelecimento de objetivos de alto nível pela gerência (donos do negócio), pois são eles que irão determinar a direção. Quando há um ponto central e único, ao qual todos devem focar, a direção vetorial da empresa é única e irá sempre de encontro ao ponto principal.

Toda empresa possui prioridades para resolver e um e-commerce não fica fora desta necessidade, principalmente quando está no início. Nesta etapa, é fundamental que as principais metas estejam alinhadas e estabelecidas, do contrário, haverá grandes problemas.

Falta de prioridades nos objetivos leva a confusão e dispersão de trabalho.

Para evitar essa mesma situação com seus OKRs, existe uma forma de classificá-los para que toda a equipe saiba quais exigirão mais esforços e dedicação para sua conclusão.

Sua equipe pode classificar de dois modos: COMPROMISSADOS E AMBICIOSOS, onde cada um exige um certo nível de comprometimento.

Começando pelos Ambiciosos, eles são os mais difíceis de concluir e por padrão de análise, possuem uma taxa de sucesso em torno de 40%. São muito utilizados para projetar a organização para o futuro; uma forma de preparar o terreno.

Diferente dos Compromissados, que devem ser concluídos em sua totalidade, durante o ciclo de execução, e exigem menos recursos ou esforços; ainda que sejam de grande importância. 

Caso não seja possível concluir um OKR compromissado durante seu ciclo, o ideal é que dê continuidade ao seu trabalho no próximo ciclo. O completo descarte do objetivo pode mostrar um gap empresarial grande e exigirá bastante atenção dos envolvidos.

Porém, se por um acaso tal OKR não fizer mais sentido para a organização e após uma decisão criteriosa o descarte tenha sido decidido, registrar em algum documento de “Lições aprendidas” e removê-lo do escopo de trabalho da equipe.

Para o controle dos tipos de OKR estruturados, podemos atribuir notas ao final da sua criação. Para compromissados podemos considerar que eles devem bater a nota 1 (100%), visto que sua conclusão é obrigatória durante seu ciclo. Quando se trata de ambiciosos, podemos considerar uma nota de 0.7 (70%) podendo ter grandes variações. Isso é o melhor cenário, visto que 40% deles falham.

Níveis de qualidade e detalhes nos OKRs.

Para melhor detalhamento  e apuração dos objetivos ao final de seu ciclo, podemos atribuir descrições adicionais como uma forma de justificar o motivo da execução daquele trabalho.

Além desse benefício, nos ajuda a entender se o OKR foi bem elaborado ou não e se não, o que podemos melhorar para não repetir no próximo ciclo trimestral.

Vamos imaginar o seguinte cenário para um e-commerce de moda e acessório:

“A administração da loja estipulou para o ano o faturamento líquido de  R$100.000.00. Trabalhando em conjunto com seus colaboradores, chegaram aos seguintes resultados-chave para alcançar essa meta.”

Resultados-chave e suas descrições para um objetivo de um e-commerce.

Perceba que agora nós temos descrições completas para cada resultado-chave que alimentará o objetivo principal. Isso garante maior controle e entendimento do porque estamos trabalhando.

Atribuindo notas

Cada objetivo ou resultado-chave pode ter uma nota de importância. Como dito no início deste tópico, está relacionado a classificação que tal OKR irá receber. Aqui para exemplo, atribui nota para os key-results, mas é possível replicar para os objetivos.

Caso não seja possível concluir um OKR compromissado durante seu ciclo, o ideal é que dê continuidade ao seu trabalho no próximo ciclo. O completo descarte do objetivo pode mostrar um gap empresarial grande e exigirá bastante atenção dos envolvidos.

Notas atribuídas aos Key results de um determinado objetivo. Além da nota, há o concluído e a média resultante.

Minha opinião pessoal é que o peso maior fica nos resultados e não no objetivo, basta apenas categorizá-lo em um que faça sentido e o foco deve ser no “como”, sempre. Por isso atribui notas e classificação para eles.

Agora nós temos uma estrutura completa para trabalhar com esse sistema de gestão.

Podemos perceber que sua criação é bem simples, do ponto de vista processual, mas que requer um grande senso crítico e de prioridades por parte dos envolvidos na criação e no estabelecimento dos OKRs.

CICLO DE ACOMPANHAMENTO DO OKR

Vimos algumas formas de implementar, exemplos e benefícios desta ferramenta de gestão, agora veremos as três fases que existem dentro de um ciclo e como elas auxiliam no controle e na estrutura.

DEFINIÇÃO

Definir seus objetivos e resultados com clareza e alinhados com os objetivos gerenciais.

Caso aconteça uma adoção tardia por parte de uma unidade de negócios ou um membro da equipe em específico, talvez seja necessário a organização designar um membro para inspecioná-los.

ACOMPANHAMENTO

Sem um plano de ação, o executivo se torna prisioneiro dos acontecimentos.

Como a ferramenta de gestão é adaptável, classifique as avaliações em quatro ciclos:

  1. Continuar → se está na direção correta e não apresenta uma falha que possa por um projeto a perder.
  2. Atualizar → modificar algum resultado chave que não foi bem alinhado ou não está de acordo com o objetivo. Entenda o que está acontecendo, o que pode ser melhorado, o que estamos executando de forma equivocada.
  3. Começar → lançar um novo ciclo de OKR intermediário ao que estamos executando ou atualizando
  4. Parar → quando o objetivo não agrega ou não faz mais sentido para o negócio.

Se por um motivo o resultado-chave não estiver alinhado aos objetivos ou estiver obsoleto, podemos encerrá-lo sem problemas. Avalie apenas se tal resultado não está interligado com outras áreas e caso esteja, alinhar com os integrantes o por que está desativando.

Os ciclos de acompanhamento variam de acordo com o peso dos objetivos e as necessidades do negócio. O mínimo é mensal podendo ser semestral. O mais indicado é que o período maior seja trimestral.

Adaptação de um ciclo de projetos de desenvolvimento dos OKRs.

Para aqueles que possuírem mais práticas com gestão e suas ferramentas, o ciclo PDCA se enquadra muito bem no auxílio da melhora contínua desse sistema de gestão por objetivos.

CLASSIFICAÇÃO

Marcar o que alcançar e avaliar com a equipe e indivíduos o que poderia ter sido feito de diferente.

Têm duas formas de classificar sabendo como será o trimestre e isso dependerá do quão agressivo forem os resultados chaves. A média geral dos objetivos é quem definirá o desempenho.

Se as metas forem extremamente agressivas e a  gerência concordar que não alcançará tudo, não há problema e se alcançar 100%, há algo errado.

AUTOAVALIAÇÃO

Talvez o ponto mais importante no processo de controle do OKR. Aqui o funcionário precisa ser o mais transparente possível e medir se está cobrando demais ou sendo relapso demais. O ideal é que haja um superior para avaliar e dar um feedback em conjunto com a autoavaliação do funcionário.

Um mesmo resultado pode ter uma média 1 ou 0.5, dependendo da forma como o colaborador o alcançou.

REFLEXÃO

Algumas dicas para reflexões a respeito do OKR.

  • Os objetivos foram concluídos? O que contribuiu e não contribuiu?
  • Quais obstáculos enfrentamos?
  • Se pudesse, o que mudaria na meta alcançada?
  • Qual aprendizado obtive neste trimestre de OKR e o que é possível levar para os próximos OKRs e trimestres?

Agora, conseguimos fechar o ciclo, tanto de criação quanto de monitoramento das estruturas de OKR elaboradas.

Os ciclos de acompanhamento variam de acordo com o peso dos objetivos e as necessidades do negócio. O mínimo é mensal podendo ser semestral. O mais indicado é que o período maior seja trimestral.

Seguindo a ideia central do artigo e adaptando para a realidade do seu negócio, a chance de colher bons resultados são muito altas, desde que haja um comprometimento  sincero de todos os envolvidos.

O mais difícil é se adaptar ao modelo e não desistir nos primeiros erros de implementação, por exigir um certo grau de experiência. Mas passando essa fase, cada novo ciclo ficará mais fácil que o outro e mais e mais objetivos serão concluídos.

CONCLUSÃO

A ideia do artigo foi explicar e mostrar como utilizar uma ferramenta de gestão eficiente e simples, que pode auxiliar qualquer negócio a trabalhar sob a cultura da performance de forma objetiva.

A ideia dos OKRs é nortear como uma bússola a empresa que o adota para evitar dispersão de esforços e a falta de direção na hora de priorizar as atividades que o time terá de executar.

Outro aspecto de importância é a classificação dos objetivos. Para melhor direcionamento do trabalho, não esqueça das categorias e de atribuir cada um deles em uma.

Mantenha um documento para registrar as lições aprendidas. Esse documento deve estar ao alcance de todos para que a equipe possa consultar e evitar os erros do passado.

Deixe os OKRs visíveis para os membros da equipe e gestores. Com um domínio de armazenamento público, a chance de sucesso, comprometimento e colaboração será muito maior dentro da organização.

Se quiser fazer o download do template na versão beta, clique aqui.

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