No post anterior, que você pode acompanhar aqui, falei sobre as bases do que é a ferramenta de gerenciamento OKR (Oriented Key Results) e sua importância, tanto para o negócio quanto para as unidades que o compõem.

Pensando em complementar o artigo passado, decidi trazer para vocês um guia prático de criação dos OKRs, para que implementem em seus e-commerces, com seus clientes e etc.

O objetivo é mostrar como se elabora e monitora bons OKRs para que de fato, eles possam tornar a gestão direcionada e orientada por resultados.

Esclarecido a motivação do artigo, vamos para o guia de criação e implementação.

COMECE PELO OBJETIVO DE ALTO NÍVEL

Embora a ferramenta seja melhor utilizada quando ela vem debaixo para cima, modelo bottom-up, ter os objetivos gerenciais do negócio, e aqui eu quero dizer, do dono ou alta gestão, é parte principal para o seu bom desenvolvimento.

Como é a administração quem determina para onde a empresa rumará no ano corrente, é certo começarmos por este nível de objetivo.

NOTA: É importante destacar que o fato de começarmos por aqui, não quer dizer que eles ditarão o como. O “COMO” para alcançar os objetivos será determinado pelos funcionários das unidades de negócio que podem escolher alguns objetivos de alto nível para trabalhar ou podem basear seus objetivos neles.

O ideal para qualquer e-commerce é que escolha três e no máximo cinco objetivos para trabalhar durante aquele ano.

Eu acredito que isso pode ser um pouco maior dependendo do tamanho e complexidade do negócio, embora prefira ficar entre esses valores. Mas veja o que se adapta melhor ao seu empreendimento.

Para o nível de objetivos executivos, veja abaixo, a pequena estrutura de exemplo.

Estrutura simples para criação de OKR.

NOTA: Utilizei dois objetivos para ficar bem encaixado na imagem.

Como podem perceber, cada objetivo terá seu conjunto de resultados-chave (KR), que serão os “COMOS”.

Então, para exemplificar, vamos supor o seguinte cenário para um e-commerce de moda e cosméticos.

CENÁRIO: “a administração majoritária do Moda & Cosméticos S/A decidiu para o ano corrente melhorar o faturamento em detrimento do ano passado, que foi de R$ 7 milhões, diminuir a quantidade de devoluções nos pedidos, considerando que no ano anterior foi de 300 e por fim, reter os visitantes no blog de conteúdo da loja por um período maior do que 1:00 minuto.”

Com esse cenário, temos os seguintes objetivos traçados.

Estrutura básica para OKR de um e-commerce. Planejado pela Gerência.

Perceba que para cada objetivo a alta gerência traçou resultados-chave alcançáveis para o negócio. Todos os KRs devem ser desenhados para alcançar o que foi estipulado , do contrário, se tornam sem sentido.

Dicas para criar bons objetivos e resultados-chave.

Objetivos → estes devem ser desafiadores, tanto para os gestores quanto para os colaboradores. É recomendado considerar os seguintes aspectos para a construção:

  1. Metas e intenções;
  2. Agressivos, porém realistas;
  3. Tangíveis e sem ambiguidades. Devem ser claros para quem vai ler.
  4. Esse objetivo deve agregar algum valor

Se passarem de um ano, implemente-os de forma incremental.

Para os resultados-chave busque a seguinte construção:

  1. Possuem marcos mensuráveis, relacionados com os objetivos que, se alcançados, auxiliarão na conclusão de um ou mais objetivos.
  2. Devem descrever resultados, não atividades.
    • Evite: Consultar, ajudar, analisar. 
      • Ex: Consultar um cliente sobre meu serviço.
    • Utilize: publicar 3 artes gráficas até o dia xx/xx.
      • Deve haver um impacto nos resultados-chave.
  3. Devem ter formas de medir a conclusão com fácil acesso como: links, pastas, drive e etc.

Revisando os objetivos criados acima, eles poderiam ficar da seguinte forma:

Resultados-chave em conformidade com as boas práticas indicadas.

De acordo com o cenário, o faturamento desejado mais do que dobrou para o ano. O que seria algo agressivo. E é importante tomar cuidado com isso.

Não exagere na agressividade dos objetivos para não desmotivar a equipe com cenários impossíveis de serem alcançados. Crie metas ousadas, mas realistas.

Já os key results criados, não precisam ser revistos aqui pois estão de acordo, mas se quiser ser mais específico, podemos elaborar da seguinte forma:

Resultados-chave formulados com as boas práticas e mensuráveis por métricas quantitativas.

Uma vez que tenha entendido o processo básico de implementação dos OKRs, fica mais fácil utilizá-los. É normal, no início, que sejam mal formulados, mas a ideia central é o aprimoramento constante desta ferramenta até torná-la otimizada e fácil de usar.

A grande vantagem deste recurso de gestão é sua semelhança com um mapa para a sua empresa. Se forem bem estruturados e acompanhados periodicamente com disciplina, você terá uma importante bússola para seu e-commerce; nunca mais caminhará perdido.

DIFERENCIE OS OBJETIVOS PARA MELHORAR OS RESULTADOS

Vimos no tópico anterior como estruturar um simples OKR. O que vamos ver agora é como atribuir prioridade dividindo a construção dos objetivos em dois tipos: compromissados e ambiciosos.

É importante destacar que para iniciantes no processo, é preciso cuidado para não se perder entre os dois. Então, aconselho a adquirir prática na elaboração e acompanhamento e só depois, começar a trabalhar com esse tipo de divisão sistêmica.

Os OKRs compromissados têm a obrigação de serem concluídos durante o seu ciclo, já os ambiciosos não.

OKRs ambiciosos representam uma ideia de objetivo ideal, mas que nem sempre será finalizado ou, não em sua totalidade.

É possível criar e distinguir de duas formas:

  1. Através de nota: os compromissados (obrigatórios) devem ter uma nota atribuída com o valor 1 (100%) e o ambiciosos (facultativos) devem ter uma nota atribuída de 0.7 (70%).
  2. Separando por estruturas: a ideia é simples aqui, basta criar uma dois OKRs distintos e independentes. Cada um com controle e esforços separados.

Então, voltando aos objetivos anteriores, poderíamos estabelecer da seguinte forma:

Diferença entre objetivos compromissados e ambiciosos

Agora, toda equipe ao ser previamente instruída, sabe quais são os objetivos que exigirão mais e menos esforços por sua parte.

Devo esclarecer que as notas de cada objetivo não necessariamente precisam ter esse valor, elas podem variar de acordo com a dificuldade avaliada para cada um deles. Não devemos levar em conta os compromissados, estes, obrigatoriamente devem ter o valor 1.

DICAS OPERACIONAIS PARA OS OKRs

  1. OKRs Compromissados:
  • Equipes que não puderem comprometer 100% da entrega dos resultados estipulados nos objetivos devem escalar IMEDIATAMENTE para o seu superior. É um processo obrigatório.
  • Caso tal resultado não consiga atingir a marca de 1.0 ao final do ciclo, deve ser meticulosamente analisado, sem buscar culpado, mas entender onde houve a falha e corrigir para o próximo objetivo compromissado.

A marca de 1 ou 100% é atingida quando todos os key results que compõem aquele objetivo são concluídos.

  1. OKRs Ambiciosos:
  • Conclua os OKR de alta prioridade primeiro. É esperado que esse grupo de objetivo consuma mais recursos do que o esperado, assim sendo, oriente a equipe aos maiores desafios para aquele período.
  • Os objetivos ambiciosos e suas prioridades devem ser mantidos na lista de atividades da equipe até que sejam concluídas, passando para os próximos trimestres, inclusive. Descartar por falta de conclusão é um erro que irá mascarar os gaps operacionais da empresa, falta de priorização, compreensão e resolução de problema.
  • Se uma outra equipe possuir expertise suficiente para concluir tal desafio, não existe problema em demandar para ela. Desde que seja feito com consciência; de maneira correta.
  • Não espere receber todos os recursos necessários para conclusão dos desafios trimestrais, seria um erro do gerente esperar por isso. Se houver a possibilidade, ótimo, mas o esperado é que não haja.

Não verticalize ou hierarquize os OKRs das unidades de negócio (caso tenha), para não engessar a operação. Como a ideia central da ferramenta é o compartilhamento dos objetivos para criar uma direção única, é muito melhor trabalhar de forma planificada (colaborativa).

Quando há um compartilhamento de objetivos entre as unidades (todos podem ver de todos), é muito mais fácil que as equipes os concluam. Isso ocorre porque forma uma estrutura indireta de trabalho multidisciplinar, um funcionário pode acabar concluindo um resultado por ter a expertise e o fato de ser público torna o trabalho mais motivador.

O compartilhamento é uma prática estimulada e bem-vinda entre as organizações que adotam esse método de gestão.

CICLOS DE CONTROLE: COMO ESTABELECER?

Como cada organização possui seu nível de complexidade, a quantidade, ciclos e estrutura dos objetivos serão adequados a cada cenário.

Um ciclo básico recomendado que pode ser adaptado é:

OKRs do 1º trimestre e Brainstorm anual → entre 4 a 6 semanas antes do início do trimestre. Aqui o nível gerencial inicia a elaboração dos objetivos anuais da empresa e dependendo, metas pessoais do gerente alinhados com o negócio.

Divulgação dos OKRs anuais da empresa e do 1º trimestre → 2 semanas antes do trimestre começar. Aqui é a divulgação dos objetivos concluídos no tópico anterior.

Compartilhamento dos OKRs das equipes → Início do trimestre. Agora as equipes e áreas de negócio em posse dos okrs de “alto nível” desenvolvem os seus. É obrigatório que os objetivos estejam alinhados com o nível gerencial. Cada área de negócio entre os integrantes do setor.

Compartilhamento dos OKRs dos funcionários → 1 semana após o início do trimestre. Após a divulgação dos objetivos das equipes, os colaboradores compartilham os seus. Segue a mesma estrutura da equipe.

Aqui podemos realizar um teste onde a equipe direciona os esforços para o líder da equipe e o objetivo “líder” da equipe direciona para o objetivo gerencial. Ou, os funcionários estabelecem em direção ao gerencial, o que pode acabar dando um “bypass” no líder; não seria legal. 

Check-ins dos funcionários → durante o trimestre os funcionários realizam check-ins dos seus objetivos e metas com seu gerente. Se o sucesso do OKR parece improvável, é interessante que seja avaliado e se for o caso, recalibrado.

Pontuação do fim do trimestre → quando se aproximar do fim do trimestre, é hora de avaliar e pontuar os OKRs que foram estruturados, entender o que houve de errado e corrigir para o próximo trimestre

Exemplo de cronograma e controle para início dos OKRs

Essa imagem representa uma pequena cronologia de como seria um ciclo de controle dos OKRs.

Não se esqueça que caso algum objetivo categorizado como desafiador não seja concluído em seu ciclo de origem, o ideal é que passe ele para o próximo. Abandonar um OKR por falta de conclusão escancara que há um gap operacional na empresa e precisa ser visto.

Esse tipo de situação, inclusive, pode minar o moral da equipe e da gestão, que estará focada nos objetivos de alto nível. Evite ao máximo.

Outro fator que deve ser reforçado é sobre o descarte dos que perderam o sentido ou a diferença para o negócio. Nesse caso, se desfazer de um determinado OKR não é errado, mas precisa de uma avaliação criteriosa com toda a equipe antes de chegar na decisão.

CHECKLIST: OS OKRs FORAM BEM ESTRUTURADOS?

Checklist simples para entender se os objetivos foram bem estruturados:

  1. Se foi escrito em cinco minutos, não foram elaborados corretamente;
  2. Se o objetivo for muito longo, não está nítido o suficiente. Pode gerar ambiguidade.
  3. Não utilizar termos internos da equipe ou abreviações de sistemas e etc.
  4. As datas obrigatoriamente precisam ser verdadeiras. No caso, as datas que o ciclo e seus Key results foram concluídos.
  5. Garanta que os resultados-chave serão mensuráveis. Como teremos que atribuir nota na avaliação final, esse requisito é obrigatório.
  6. Não estabeleça metas ambíguas ou de interpretações abertas. 
  7. Se houver vacância de atividade na equipe por falta de objetivos, adicione mais objetivos.
  8. Se o grupo for grande, certifique-se que haja uma hierarquia de objetivos. Tenha objetivos detalhados para equipes específicas e objetivos de alto nível para a equipe
  9. Se houver objetivos horizontais, isto é, OKRs que envolvam mais de uma equipe, cada uma precisa ter um resultado chave de suporte para outra equipe.

CONCLUSÃO

Este foi um guia básico para implementar um sistema simples de OKR para qualquer e-commerce ou organização.

Cada empresa deve considerar seu nível de complexidade, cultura e estrutura antes de começar o uso. Lembre-se que haverá uma mudança de paradigmas, sendo voltados para resultados medíveis e controlados.

A adaptação pode levar tempo e haverá falhas durante o ciclo, mas como a ideia é o aprimoramento constante, não se preocupe, a cada temporada ficará melhor.

Não se esqueça de documentar corretamente as lições aprendidas durante cada ciclo de OKR. Esse tipo de documento ajudará a evitar erros que foram esquecidos no futuro.

Pretendo voltar nesse tópico com mais experiência e conhecimento para tratar melhor o asssunto e seu uso. Meu ponto aqui é mostrar a ferramenta e como ela pode ajudar.

A ideia central é simplicidade. Não passe de 5 objetivos por ciclo.

Se quiser fazer o download da planilha modelo, clique aqui.

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